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» Trabalho remoto » Comunicação assíncrona: a verdadeira razão pela qual os trabalhadores remotos são mais produtivos

Muitos estudos sobre trabalho remoto (como os feitos por Inc.com, Cisco e Harvard) deixam uma coisa clara: os trabalhadores remotos são mais produtivos do que os colegas de escritório.

O que não está totalmente claro é o porquê.

Sim, as pessoas ganham tempo de volta (e sanidade), evitando deslocamentos na hora do rush. Eles evitam as distrações do escritório. Eles recuperam uma sensação de controle sobre seus dias de trabalho. Eles têm mais tempo para se dedicar à família, amigos e hobbies.

Mas, tirando o deslocamento, todos esses benefícios não são necessariamente o resultado da independência do local, mas o subproduto da comunicação assíncrona – dando aos funcionários o controle sobre quando se comunicam com seus colegas de equipe.

Embora eu ache que o trabalho remoto seja o futuro, acredito que a comunicação assíncrona é um fator ainda mais importante na produtividade da equipe, independentemente de sua equipe ser remota ou não.

Muitos líderes da empresa estão se perguntando se devem adotar o trabalho remoto. Muito poucos estão se perguntando se deveriam adotar um estilo de trabalho mais assíncrono. Embora eu ache que o trabalho remoto seja o futuro, acredito que a comunicação assíncrona é um fator ainda mais importante na produtividade da equipe, independentemente de sua equipe ser remota ou não. A comunicação assíncrona não apenas produz os melhores resultados de trabalho, mas também permite que as pessoas realizem um trabalho mais significativo e tenham vidas mais livres e realizadas.

Este artigo explicará o que é comunicação assíncrona, como ela gera a produtividade da equipe e as etapas concretas que você pode tomar para começar a construir um local de trabalho mais assíncrono.

O que é comunicação assíncrona?

Simplificando, a comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem esperar uma resposta imediata. Por exemplo, você envia um email. Quem recebeu a mensage o abre e responde várias horas depois.

Por outro lado, a comunicação síncrona ocorre quando você envia uma mensagem e o destinatário processa as informações e responde imediatamente. A comunicação pessoal, como as reuniões, são exemplos de comunicação puramente síncrona. Você diz alguma coisa, eu recebo as informações como você as diz e respondo às informações imediatamente.

Mas as formas digitais de comunicação, como as mensagens de bate-papo em tempo real, também podem ser síncronas. Você envia uma mensagem, recebo uma notificação e abro o WhatsApp para ler a mensagem e responder ao que você disse quase em tempo real. Até o email é tratado em grande parte como uma forma síncrona de comunicação. Um estudo de 2015 conduzido pelo Yahoo Labs descobriu que o tempo de resposta mais comum por email era de apenas 2 minutos.

Antes de nos aprofundarmos nos benefícios de uma abordagem mais assíncrona ao trabalho em equipe, vamos dar uma olhada no porquê de questionarmos nossas maneiras atuais e amplamente síncronas de trabalhar e se comunicar.

Os problemas com a comunicação em tempo real o tempo todo

Se os funcionários são consistentemente mais produtivos ao trabalhar fora do escritório, há algo de errado no ambiente de trabalho moderno.

De acordo com o artigo da Harvard Business Review “Sobrecarga colaborativa”, o tempo que os funcionários gastam com colaboração aumentou 50% nas últimas duas décadas. Os pesquisadores descobriram que não era incomum que os funcionários passassem 80% de seus dias úteis se comunicando com colegas na forma de e-mail (no qual os funcionários passam em média seis horas por dia); reuniões (que ocupam 15% do tempo da empresa, em média); e, mais recentemente, aplicativos de mensagens instantâneas (o usuário médio do Slack envia uma média de 200 mensagens por dia, embora 1.000 mensagens sendo enviadas por usuários avançados “não sejam a exceção”).

Como disse um funcionário da New York Magazine: “Eu costumava acordar, desligar o alarme e verificar o Tinder. Agora eu acordo e verifico Slack.”

Essa tendência em direção à comunicação quase constante significa que na média o profissional deve organizar seu dia de trabalho em várias reuniões, com o tempo gasto no trabalho sem distração, com um olho no email e no Slack.

Para piorar a situação, o aumento da tecnologia móvel significa que a comunicação no local de trabalho não se limita mais ao local de trabalho físico ou às horas de trabalho. Podemos, verificar o e-mail e responder a mensagens a qualquer hora, dia ou noite, e acabamos fazendo isso. Como resultado, nunca estamos totalmente fora do trabalho.

Essa maneira altamente síncrona de trabalhar seria compreensível se produzisse resultados, mas há cada vez mais evidências de que toda a sobrecarga de comunicação em tempo real dificulta o foco, drena os recursos mentais dos funcionários e geralmente dificulta a obtenção de significado. progresso no trabalho.

Vejamos resumidamente os principais problemas e relacioná-los com a maioria das formas de comunicação síncrona:

1 – Interrupções constantes

As interrupções dividem a atenção das pessoas e dificultam o progresso significativo no trabalho. Atividades de alto valor e exigentes cognitivamente – como codificar, escrever, projetar, criar estratégias e solucionar problemas – requerem longos períodos de trabalho profundo e focado. A comunicação síncrona torna impossível a criação de grandes intervalos de tempo ininterruptos durante o dia de trabalho.

2 – Prioriza estar conectado ao invés de ser produtivo

Em ambientes em tempo real, você é incentivado a permanecer conectado e disponível o tempo todo. Se você se desconectar, as discussões continuarão antes que você tenha a chance de responder ou até mesmo vê-las. Para evitar perder decisões e discussões cruciais, as pessoas tentam estar sempre on-line e no maior número possível de reuniões, prejudicando tanto o bem-estar quanto a produtividade.

3 – Cria estresse desnecessário

A expectativa de estar constantemente disponível significa que os trabalhadores não têm controle sobre seus horários. Eles passam os dias úteis respondendo reativamente às solicitações, em vez de definir proativamente sua própria agenda. Um estudo descobriu que as pessoas compensam o tempo perdido pelas interrupções no local de trabalho, tentando trabalhar mais rapidamente, levando a “mais estresse, maior frustração, pressão do tempo e esforço”. Esse tipo de cultura síncrona pode levar rapidamente ao esgotamento.

4 – Leva a discussões de menor qualidade e soluções abaixo do ideal

Quando você precisa responder imediatamente, as pessoas não têm tempo para refletir sobre os principais problemas e fornecer respostas ponderadas. Sua primeira resposta a qualquer situação geralmente não é sua melhor resposta.

Os benefícios do trabalho mais assíncrono

A maioria das pessoas aceita distrações e interrupções apenas como parte dos negócios, mas algumas empresas – como Doist, Gitlab, Zapier e Buffer – estão adotando uma abordagem mais assíncrona da colaboração. Aqui estão alguns dos principais benefícios de dar aos funcionários mais controle sobre quando eles se conectam para se comunicar com sua equipe:

1 – Controle sobre a jornada de trabalho = equipe mais feliz e mais produtiva

Em um ambiente assíncrono, não há horas de trabalho definidas. Os funcionários têm controle quase total sobre como estruturam seus dias de trabalho para se ajustarem a seus estilos de vida, biorritmos e responsabilidades (como cuidar de crianças!). Alguns pessoas podem preferir trabalhar durante a noite, como lhes convém. Outros podem passar uma hora com os filhos todas as manhãs e isso não afetar o trabalho, mas sim os motivar ainda mais.

2 – Comunicação de alta qualidade X respostas instintivas

A comunicação assíncrona é reconhecidamente mais lenta, mas também tende a ser de qualidade superior. As pessoas aprendem a se comunicar de maneira mais clara e completa para evitar idas e vindas desnecessárias. Eles têm tempo para refletir sobre um problema ou idéia em particular e fornecer respostas mais ponderadas. Em vez de respostas instintivas, as pessoas podem responder quando estiverem prontas. (Como um benefício adicional, quando as pessoas têm tempo para refletir sobre suas respostas, costuma haver menos estresse e explosões impensadas).

3 – Melhor planejamento leva a menos estresse

O planejamento avançado é essencial. As pessoas aprendem a planejar suas cargas de trabalho e colaborações com mais cuidado para dar tempo suficiente para os colegas verem e responderem a suas solicitações. Isso leva a colaborações menos estressantes e, finalmente, a um trabalho de maior qualidade.

4 – Trabalho profundo se torna o padrão

Como os funcionários não precisam ficar por dentro de cada mensagem recebida, eles podem bloquear grandes períodos de tempo ininterrupto para realizar o trabalho que cria mais valor para sua organização. Eles podem voltar a processar suas mensagens em lotes de 1 a 3 vezes por dia, em vez de alternar entre trabalho e mensagens ou reuniões.

5 – Documentação “automática” e maior transparência

Como a maioria das comunicações ocorre por escrito, discussões importantes e informações importantes são documentadas automaticamente, principalmente se você usar uma ferramenta mais pública que o email, como Notion, Google Drive, entre outras. É mais fácil compartilhar e referenciar essas conversas posteriormente.

6 – Igualdade de fuso horário.

A comunicação entre os fusos horários fica tranqüila. Ninguém está em desvantagem informativa devido ao fuso horário em que trabalha. Isso significa que você não está limitando seu alcance de contratações a determinados fusos horários. Você pode formar uma equipe estelar e verdadeiramente diversificada de qualquer lugar do mundo.

E belos escritórios não são um modo de retenção tão grande quanto muitos pensam.

Por exemplo, mesmo uma empresa como o Google – com seus lendários campus cheios de vantagens, de refeições gratuitas a cortes de cabelo gratuitos – tem uma retenção média de apenas 1,1 anos. A liberdade de trabalhar de qualquer lugar e a qualquer momento supera as vantagens divertidas da métrica da vaidade “escritório bonito” e custa à empresa US $ 0 para fornecer, além de poder gera economia de gastos com infra estrutura (sem aluguel de sala, condomínio e contas todo mês, e maior liberdade financeira para gastar com benefícios para a equipe e ferramentas poderosas de trabalho).

Você ainda precisa de comunicação síncrona também

Como na maioria das coisas na vida, a cultura assíncrona tem prós e contras.

Por exemplo, alguns podem sentir falta do aspecto humano, das interações pessoais, da proximidade física com os colegas.

A lição que aprendi disso nos tempos em que trabalhei na Automattic foi a de que você deve misturar a comunicação síncrona onde faz sentido: por exemplo, em reuniões individuais ou em encontros periódicos da equipe. É difícil criar relacionamento e relacionamento pessoal apenas com a comunicação por escrito.

Aqui estão algumas das coisas que você pode fazer para criar conexões pessoais na equipe:

  • Reuniões periódicas de um funcionário com seu coordenador para discutir obstáculos, definir metas de desenvolvimento profissional, etc.
  • Encontros casuais por videoconferência, onde pessoas de equipes diferentes podem se reunir para conversar sobre coisas que não são profissionais.
  • Na ferramenta de comunicação assíncrona adotada, ter canais para papo furado, e até mesmo por assuntos (por exemplo, um canal #futebol para os amantes de tal esporte falarem sobre isso. Afinal, no escritório físico eles conversariam sobre, certo?)
  • Encontros periódicos reunindo as equipes fisicamente. Na Automattic, são feitos encontros anuais de cada equipe e também um de toda a empresa, onde todos passam a semana trabalhando e se divertindo juntos.
  • Bolsa para custear coworking para os que se sintam melhor trabalhando próximos fisicamente.

Com tudo isso, você pode chegar num balanço anual de passar 75% do tempo se comunicando assincronamente, 20% em reuniões por vídeos (comunicação síncrona) e 5% nos encontros presenciais.

Em geral, use comunicação síncrona nos seguintes cenários:

  • Você deseja criar um relacionamento com as pessoas (por exemplo, uma reunião individual ou em equipe).
  • Você precisa fornecer feedback crítico ou discutir outros tópicos confidenciais.
  • Você tem muitas dúvidas e deseja debater idéias e soluções diferentes.
  • Existem muitas variáveis e você deseja trazer todos para a mesma página rapidamente, por exemplo, através de uma reunião de lançamento do projeto.
  • Ocorre uma crise que requer atenção imediata, por exemplo, um servidor trava.

A comunicação síncrona deve ser a exceção, não a regra.

No próximo artigo, você poderá ver algumas dicas sobre como criar uma cultura de comunicação assíncrona. Assim que pronto, você encontrará um link aqui para ler mais sobre isso 🙂

Guga Alves

Já fui empregado (CLT e PJ, em empresa tradicional, ecommerce e em startups), freelancer e dono de empresa, estagiário em empresa pública e durante esse caminho me formei em TI e fiz pós graduação em Marketing Digital... passei por todas as formas de trabalho que eram possíveis para minha área, inclusive por uma das maiores empresas com equipe 100% distribuído pelo do mundo, a Automattic / WordPress.com.

Vivendo os benefícios do trabalho remoto, me dedico por aqui a ajudar pessoas que querem melhorar sua organização e produtividade para conseguirem uma melhor performance, qualidade de vida, e quem sabe um trabalho remoto também :)

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